background
anda disini: Home > Articles > Menyusun Profil Kompetensi

Menyusun Profil Kompetensi

TAHAP PERENCANAAN

Tahapan perencanaan yang akan dilakukan adalah sebagai berikut :
  • Mempelajari dokumen strategis perusahaan yang berisi antara lain : visi, misi, nilai, sasaran dan strategi perusahaan, produk perusahaan, dan sebagainya.
  • Mengumpulkan dokumen-dokumen SDM yang terkait yang meliputi : sasaran dan strategi pengembangan SDM, kebijakan pengembangan SDM, struktur organisasi terkini, daftar posisi jabatan, uraian tugas (job description), dan jumlah pegawai, dan sebagainya.
  • Mengkaji ruang lingkup analisa yang akan dilakukan yang meliputi : jumlah, tingkat/level, dan lokasi posisi jabatan yang akan dianalisa.
  • Menetapkan pendekatan dan metode pengumpulan data yang akan digunakan.
  • Menetapkan siapa saja yang perlu dilibatkan dalam proses analisa kompetensi.
  • Penyusunan jadwal kerja.
 
 

TAHAP PENGUMPULAN DATA

 
Pengumpulan data yang akan dilakukan adalah sebagai berikut :
 
 

Visionary Session

  • Visionary session adalah pertemuan dengan para pimpinan puncak organisasi perusahaan yang bertujuan untuk memahami arah dan kebijakan perusahaan, khususnya untuk menajamkan pengertian mengenai visi, misi, nilai, sasaran dan strategi perusahaan beserta penjabarannya kedalam strategi pengembangan SDM.
  • Visionary session adalah langkah yang perlu dilaksanakan sebelum pengumpulan data dari JCE (Incumbent, Manajer/ Supervisor), oleh karena output dari pertemuan ini merupakan basis bagi proses pengumpulan data.
  • Melalui visionary session akan diperoleh penjelasan mengenai arah dan kebijakan perusahaan, keinginan dan harapan manajemen terhadap program competency profiling.
  • Disamping itu melalui visionary session akan diperoleh pemahaman yang seragam antara manajemen dan pihak-pihak yang terlibat dalam pekerjaan ini, khususnya mengenai proses competency profiling.
  • Dalam penyelenggaraan visionary session, ada beberapa sasaran yang akan dicapai sebagai berikut :
    • Menjelaskan tujuan dari visionary session.
    • Pendefinisian proses competency profiling secara menyeluruh serta bagaimana peran visionary session dalam proses ini.
    • Klarifikasi terhadap visi, misi, nilai, sasaran dan strategi perusahaan.
    • Klarifikasi mengenai struktur organisasi serta posisi jabatan yang ada saat ini.
    • Pendefinisian keinginan dan harapan manajemen terhadap proses analisa kompetensi.
  • Namun demikian, visionary session bukan suatu keharusan untuk dilaksanakan. Apabila analisa kompetensi menggunakan pendekatan holistik maka visionary session perlu dilakukan mengingat proses kerja yang panjang dan rumit, ruang lingkup analisa yang luas dan membutuhkan pelibatan banyak pihak, sehingga sejak awal perlu penyeragaman dalam pemahaman.
  • Akan tetapi bila yang digunakan adalah pendekatan praktis maka visionary session tidak terlalu dibutuhkan oleh karena proses yang lebih sederhana, ruang lingkup analisa yang terbatas, atau tidak membutuhkan pelibatan banyak pihak.
  • Visionary session harus dihadiri oleh pimpinan puncak sebagai pembawa visi perusahaan, sehingga tidak ada manfaatnya bila diadakan tanpa kehadiran para pimpinan tersebut.
 
 

Incumbent data gathering

 
Wawancara
Wawancara incumbent diselenggarakan untuk memperoleh data/informasi mengenai aktifitas. Wawancara digunakan untuk memperoleh informasi mengenai :
  • Bagaimana incumbent menghabiskan waktunya dalam pekerjaan,
  • Apa saja yang dikerjakan,
  • Bagaimana mengerjakannya,
  • Alat apa yang digunakan,
  • Seperti apa tanggungjawab pekerjaannya, perilaku, pengetahuan dan ketrampilan yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas jabatan tersebut dengan berhasil.
Dengan kata lain untuk memperoleh informasi mengenai kompetensi yang dibutuhkan dalam aktifitas tugas-tugas jabatan incumbent.
 
Observasi
Observasi terhadap pekerjaan dilakukan terutama bila :
  • Job analyst tidak mengenal pekerjaan yang dianalisa.
  • Pekerjaan tersebut bersifat klerikal atau mekanistik dan mudah diobservasi.
  • Pekerjaan tersebut berhubungan dengan alat atau mesin.
  • Incumbent sulit menjelaskan mengenai tugas dan tanggung jawabnya.
  • Pelengkap wawancara.
  • Fokusnya adalah dalam rangka program capacity planning.
 
 

Manager Data Gathering

 
Critical Incident Discussion (CID)
  • Apabila wawancara dan observasi digunakan untuk tujuan memperoleh informasi mengenai aktifitas (activity information) dan diterapkan kepada para incumbent yang terpilih, maka CID digunakan untuk tujuan memperoleh informasi mengenai kinerja (performance information) dan diterapkan kepada para atasan incumbent (manajer dan supervisor ).
  • CID adalah metode penggalian informasi kompetensi pekerjaan dengan cara mengumpulkan para atasan incumbent yang dinilai kompeten untuk berdiskusi dan membahas mengenai faktor-faktor yang menyebabkan keberhasilan atau kegagalan incumbent dalam melaksanakan tugas-tugas pekerjaannya, efektif atau tidak efektifnya incumbent dalam menampilkan perilaku, pengetahuan dan ketrampilan dalam pelaksanaan tugas-tugasnya.
  • Melalui CID, job analyst akan memperoleh informasi mengenai tingkat kompetensi yang dibutuhkan oleh suatu posisi jabatan (expected competencies) dibandingkan dengan kompetensi yang ditampilkan oleh incumbent jabatan tersebut (actual competencies). Dengan kata lain, job analyst akan mampu menyusun job requirement dari suatu posisi jabatan setelah memperoleh informasi dari CID.
  • Metode CID terdiri dari 3 bagian, yakni Situasi (Event), Aktifitas (Responded Activity), dan Hasil (Result).
 
 

TAHAP INTEGRASI DATA

 
  • Integrasi data adalah proses selanjutnya setelah pengumpulan data selesai dilaksanakan. Integrasi data merupakan proses pengintegrasian hasil wawancara incumbent dengan hasil CID, termasuk pula hasil observasi, yang disusun dalam formulir TCP.
  • Berdasarkan formulir TCP ini, job analyst akan memeriksa kembali perilaku-perilaku yang tampil untuk setiap kompetensi untuk mengetahui kelayakan pengelompokkannya dan mengidentifikasi kemungkinan untuk mengelompokkannya dalam kompetensi lain. Kompetensi-kompetensi tersebut digabungkan atau ditulis kembali menjadi suatu kompetensi baru yang secara tepat dapat menggambarkan data-data perilaku yang diperoleh.
  • Proses ini selalu harus dilaksanakan bersama job analyst lain (dalam tim) agar mekanisme ‘check’ dan ‘re-check’ dapat dijalankan sehingga hasil kesimpulan atas penetapan kompetensi suatu posisi jabatan dapat optimal oleh karena kemungkinan kekeliruan dapat ditekan serendah mungkin.
  • Hasil integrasi data ini masih belum final oleh karena memerlukan pandangan dan komentar dari manajer dan supervisor yang terlibat dalam CID.
  • Hasil integrasi data dalam formulir TCP kemudian dituangkan dalam formulir Competency Profiling Questionnaire (CPQ). Dalam CPQ, job analyst menuliskan secara lengkap narasi dari kompetensi yang diperoleh beserta perilaku kunci dan critical incident yang mendukungnya. Selain itu, disusun pula pedoman skala penilaian (rating scale) yang menunjukkan tingkat kepentingan dari setiap kompetensi dalam pelaksanaan tugas-tugas jabatan.
  • CPQ ini kemudian diberikan kepada para manajer dan supervisor untuk dipelajari dan diberi nilai serta disusun ranking dari setiap kompetensi dalam kaitannya dengan kesuksesan pekerjaan.
  • Sesudah manajer dan supervisor mengisi formulir CPQ ini, selanjutnya job analyst mengadakan pertemuan kembali dengan mereka untuk mengkonfirmasikan kompetensi-kompetensi yang ditetapkan. Pertemuan ini disebut sebagai Competency Confirmation Meeting (CCM).
 
 

TAHAP COMPETENCY CONFIRMATION MEETING

 
  • Competency Confirmation Meeting (CCM) adalah pertemuan antara job analyst dengan para manajer dan supervisor yang telah dilibatkan dalam CID dengan tujuan untuk mendiskusikan tentang posisi jabatan yang sedang dianalisa, khususnya untuk menetapkan kompetensi yang dipersyaratkan bagi posisi jabatan tersebut.
  • Dalam CCM, para manajer dan supervisor ini diminta untuk membahas isi CPQ yang telah mereka isi sebelumnya serta membuat kesepakatan atas jenis, rating dan ranking kompetensi yang dipilih. Para peserta juga diminta untuk mengidentifikasi kompetensi yang mungkin belum dimasukkan dan harus ditambahkan mengingat kemungkinan adanya rencana perubahan organisasi di masa mendatang.
  • Competency Confirmation Meeting (CCM) adalah pertemuan antara job analyst dengan para manajer dan supervisor yang telah dilibatkan dalam CID dengan tujuan untuk mendiskusikan tentang posisi jabatan yang sedang dianalisa, khususnya untuk menetapkan kompetensi yang dipersyaratkan bagi posisi jabatan tersebut.
  • Dalam CCM, para manajer dan supervisor ini diminta untuk membahas isi CPQ yang telah mereka isi sebelumnya serta membuat kesepakatan atas jenis, rating dan ranking kompetensi yang dipilih. Para peserta juga diminta untuk mengidentifikasi kompetensi yang mungkin belum dimasukkan dan harus ditambahkan mengingat kemungkinan adanya rencana perubahan organisasi di masa mendatang.
  • Secara prinsip, CCM memiliki 3 fungsi yang penting, yakni :
    • Mengidentifikasi perilaku yang penting untuk sukses dalam pekerjaan.
    • Menetapkan spesifikasi kompetensi yang secara efektif dapat mewakili perilaku-perilaku dalam pekerjaan.
    • Menentukan tingkat kepentingan (importancy) kompetensi-kompetensi mulai dari yang paling penting sampai yang kurang penting.
  • CCM dilaksanakan setelah semua manajer dan supervisor mempelajari dan melakukan rating dan ranking terhadap kompetensi jabatan dalam CPQ.
 
 

TAHAP FINAL COMPETENCY PROFILING

 
Setelah memperoleh hasil dari CCM, job analyst kemudian menyusun laporan final competency profiling atau dikenal pula sebagai Job Analysis Report atau Laporan SKJ yang selanjutnya akan diserahkan kepada manajemen perusahaan.